知识产权贯标流程及时间安排

企业知识产权贯标工作其实就是参照《规范》的要求,同时并结合企业自身实际情况,在企业内部建立一整套的涉及研发、采购、生产、销售、宣传、合作、进出口贸易等企业各方面生产经营活动的知识产权管理流程,以强化企业在知识产权的获取、维护、运营和保护等相关活动中的管理水平,充分发挥知识产权管理在企业发展中的重要作用。

企业知识产权贯标工作应当严格按照“战略导向”、“领导重视”和“全员参与”的三原则进行,从整个贯标流程而言,大致可以划分为如下八个阶段:

一、启动

启动阶段,即企业正式启动进行企业贯标,一般由企业最高管理者组织管理层召开贯标启动大会,正式启动贯标工作。在贯标启动阶段,企业内部可以成立贯标小组,指派贯标人员,并制定出较为详细贯标工作时间计划表;为后续贯标工作明确时间期限。另外,在此阶段内,企业还可明确是采取委托外部辅导机构协助开展贯标工作还是完全自主开展贯标工作。

该阶段所需时间建议用时在5-10个工作日。

二、调查诊断

调查诊断,即由贯标小组组织调查收集企业知识产权管理的现状,包括对企业的组织构架、职能分配情况、现有知识产权信息、已有知识产权相关制度和流程管理等信息进行调查收集;以及对企业各部门领导和员工进行调研,了解部门领导以及员工对知识产权管理的认识程度以及他们对知识产权管理的一些建议意见等。最后根据调查结果,出具相应的诊断报告,总结企业知识产权管理的现状并指出企业在知识产权管理过程中存在的问题和不足,同时可给出企业建立知识产权管理体系的初步建议。

该阶段所需时间建议用时在10-15个工作日。前期3-5个工作日由贯标小组制作调查问卷、协调安排各个部门的调研时间等,然后组织进行问卷调查和调研工作,最后用3-5个工作日收集并整理所有调查问卷结果,撰写诊断报告。

三、构建体系

构建体系,即制定企业知识产权方针、目标以及知识产权管理的整体职能架构;需要由最高管理者及企业的领导层参与讨论决定。知识产权方针是引导企业前进的方向,制定时应当结合公司实际情况,制定出符合公司发展方向的知识产权方针。知识产权目标,是指企业通过一定时期的知识产权工作想要取得的成绩;在制定知识产权目标时一般可分并制定出年度目标、3-5年的近期目标和远期目标。职能架构,则是明确企业各部门的知识产管理职责,使各个部门在知识产权管理过程中能够职责明确。另外,在明确职能架构的过程中,可考虑是否单独设立知识产权管理部门,并且配备部门管理人员。

该阶段所需时间建议用时在5-10个工作日。其中,企业知识产权方针、目标以及知识产权管理的整体职能架构建议由最高管理者及企业的领导层参与讨论决定;若确有困难,可由贯标小组提出初步的方案,然后由领导层讨论决定。

四、文件编制

文件编制,即是按照《规范》的要求,编制符合企业实际生产活动的知识产权管理所需文件。管理文件一般包括知识产权管理手册;知识产权管理制度、程序和知识产权管理表单等三个主要文件。知识产权管理手册是便于全体员工阅读并获知企业知识产权管理体系内容以及企业相关知识产权管理制度的文件,对于部分管理制度可通过编制单独的制度文件对手册进行补充完善。知识产权管理程序则是写明对知识产权的获取、维护、运营和保护等具体知识产权活动过程进行的控制,以明确相关过程中由谁来做?做什么?何时做?怎么做?等具体事宜。知识产权管理表单则是在企业知识产权活动中需要使用的表单文件,以记录知识产权活动。

该阶段所需时间建议用时在1-2个月。前期可编制形成初步的文件或者借鉴标准的模板形式,然后根据企业自身的组织架构和实际情况进行相应修改调整;调整过程中应当与相应的部门进行沟通,确保所形成的文件符合各部门的实际情况。知识产权管理手册的编制应当大致与《规范》的内容相一致,若有企业不涉及的活动内容,可以适当声明删减。对于具体的一些管理制度可以通过编制单独的制度文件进行补充,手册中进行相应的引用即可。知识产权管理程序按照规范要求,应当至少包括10个基本程序文件,即在《规范》的条款中出现有“应编制形成文件的程序”内容的条款均应当编制形成相应的程序文件。

五、发布和宣贯

发布和宣贯,即是在最终制定好相关管理体系文件后,由企业最高管理者组织召开宣贯大会,以正式发布企业贯标活动,发布企业的知识产权方针、目标,任命知识产权管理者代表,颁布整套知识产权管理文件。由知识产权职能部门向企业各部门下放知识产权管理文件,知识产权职能部门应对其余各部门进行相应的贯标指导或培训,以使各部门以及相关人员能正确理解和执行管理文件的规定。

该阶段所需时间建议用时在3-5个工作日。组织召开宣贯大会后,进行体系文件下发即可;体系文件下发可以是装订成册的纸件文件,也可以是电子档文件,电子档文件建议用PDF文件。下发纸件文件的体系文件时应当有下发编号和下发记录。

六、实施运行

实施运行,即在文件发放和宣贯后,企业正式开始实施运行整体知识产权的管理体系。各部门应当严格按照体系的要求进行相关的知识产权活动,填写并保留相应的记录表单以形成知识产权活动记录。在实施运行过程中,各部门可以收集运行过程中所遇到的问题以及对体系的建议,为后续对体系进行不断的改进和完善,以更加符合企业自身实际情况。

该阶段所需时间建议用时在3-6个月。通常要求不得少于三个月,只有足够时间的实施运行,才能让各个部门尽量充分地接触到各项知识产权活动。

七、内部评审

内部评审,即企业应在知识产权管理体系实施运行一段时间后,通常为不少于三个月后,自行组织对企业内部各部门运行情况的评审。通过内部评审以发现在实际运行过程中出现的不符合情况,以针对不符合情况及时纠正或者提出改进建议,使知识产权管理体系能够不断完善,更加符合企业实际生产活动。

该阶段所需时间建议用时在15-20个工作日。内部评审需要组建评审组,制定评审计划、召开内部评审会议、组织针对各个部门的评审活动、最后形成内部评审报告。针对不符合情况,还需要制定纠正计划或者改进建议,并后续监督实施情况。

八、管理评审

管理评审,即由企业最高管理者组织召开就企业知识产权管理体系的有效性、适宜性、充分性以及针对方针的贯彻情况,目标的完成情况等进行管理评审。管理评审过程中可针对知识产权管理体系的整体情况提出修订意见。

该阶段所需时间建议用时在3-5个工作日。管理评审需由企业最高管理者组织,制定评审计划、召开内部评审会议、最后形成管理评审报告。

上述八个阶段的贯标工作程序,大致用时为6-12个月;经过各阶段的工程程序后,企业基本已经完成一个标准的P-D-C-A循环,基本已经形成了一套涉及企业研发、采购、生产、销售、宣传、合作、进出口贸易等各个经营活动的知识产权管理体系,各个部门基本了解了本部门的知识产权工作内容;后续只需要持续按照体系要求执行知识产权活动并对体系进行不断地修改完善,即可逐渐地提高和规范企业的知识产权管理能力,使得企业在知识产权的获取、维护、运营和保护等活动中的管理也更加高效。

最后,企业在上述各阶段的知识产权贯标工作完成后,即可准备相关材料,向知识产权认证公司提出贯标认证申请。

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